Administrador(a) de Contratos

Empresa de servicios del sector petrolero e industrial se encuentra en la búsqueda de un(a) Administrador(a) de Contratos para apoyar la gestión, control, documentación, seguimiento y cumplimiento de los contratos asignados por la organización.

Buscamos un perfil organizado, metódico, responsable y con alta atención al detalle, capaz de coordinar información entre el cliente, las áreas internas de la empresa y los equipos operativos, asegurando trazabilidad documental, control administrativo y soporte oportuno para la ejecución contractual.

La posición requiere una persona con actitud colaborativa, disposición de apoyo, criterio profesional y capacidad de adaptación, entendiendo que la dinámica de los contratos puede requerir participación en distintas actividades administrativas, documentales, operativas o logísticas acordes con sus capacidades y con las necesidades de la empresa.

Objetivo del cargo

Administrar, documentar, controlar y dar seguimiento a los contratos asignados, garantizando el cumplimiento de los alcances contractuales, la correcta organización de soportes, la trazabilidad de la información, la coordinación con las áreas involucradas y la disponibilidad de datos confiables para valuaciones, facturación, reportes, toma de decisiones y cumplimiento ante el cliente.

Inicialmente, el cargo podrá estar vinculado al contrato de reparación y mantenimiento de flota liviana, sin que ello limite la posibilidad de apoyar otros contratos, servicios o gestiones relacionadas con la operación de la empresa.

Responsabilidades principales
Administrar y dar seguimiento documental a los contratos asignados.
Mantener control de soportes, reportes, actas, comunicaciones, conformidades, valuaciones y documentación asociada al contrato.
Coordinar con áreas internas como operaciones, procura, logística, administración, facturación y gerencia.
Mantener comunicación efectiva con representantes del cliente, cuando sea requerido.
Elaborar reportes administrativos, técnicos o de seguimiento relacionados con los contratos asignados.
Consolidar información necesaria para valuaciones, facturación, control de servicios y seguimiento contractual.
Organizar y mantener actualizados los archivos físicos y digitales de los contratos.
Verificar que los servicios, trabajos o entregables documentados correspondan al alcance contractual aprobado.
Identificar desviaciones, trabajos adicionales, pendientes, riesgos documentales o requerimientos no previstos.
Reportar oportunamente al jefe directo cualquier situación que pueda afectar el cumplimiento del contrato.
Apoyar gestiones administrativas, logísticas, documentales u operativas necesarias para el cumplimiento de los compromisos de la empresa.
Funciones orientativas asociadas al contrato de flota liviana

En caso de ser asignado al contrato de reparación y mantenimiento de flota liviana, podrá apoyar en actividades como:

Documentar la recepción y entrega de vehículos.
Registrar condiciones de las unidades mediante listas de chequeo, fotografías, kilometraje, accesorios y observaciones.
Coordinar con personal mecánico, grúas, cliente y equipo interno el flujo de unidades.
Registrar trabajos ejecutados y repuestos reemplazados con apoyo del personal técnico.
Diferenciar trabajos incluidos en contrato y trabajos adicionales pendientes por aprobación.
Consolidar soportes para valuaciones mensuales y procesos de cobro.
Mantener trazabilidad documental por vehículo atendido.

Estas actividades se indican como referencia inicial y no limitan el alcance general del cargo como Administrador(a) de Contratos.

Requisitos indispensables
Profesional universitario, TSU o formación equivalente en áreas de administración, ingeniería, mantenimiento, mecánica, industrial, logística, contratos o carreras afines.
Experiencia en administración de contratos, control documental, gestión de servicios, seguimiento administrativo u operaciones de soporte.
Dominio comprobable de Excel y Word.
Excelente redacción y ortografía para elaboración de reportes.
Capacidad para organizar información física y digital de manera clara, trazable y auditable.
Residencia en Maturín o zonas cercanas.
Disponibilidad para trabajo presencial y traslados a instalaciones del cliente, cuando sea requerido.
Alto nivel de responsabilidad, orden, disciplina y atención al detalle.
Actitud colaborativa y disposición para apoyar actividades compatibles con el cargo y las necesidades de la empresa.
Deseables
Experiencia en contratos de servicios industriales, petroleros, mantenimiento o logística.
Conocimiento básico de mantenimiento de flota liviana.
Experiencia en talleres, concesionarios, aseguradoras, empresas de servicios o administración de contratos.
Manejo de sistemas administrativos o ERP, preferiblemente Odoo.
Licencia de conducir vigente.
Conocimiento en procesos de valuación, facturación, control de servicios o reportes contractuales.
Competencias requeridas
Organización y control documental.
Atención al detalle.
Comunicación clara y respetuosa.
Capacidad de seguimiento.
Trabajo bajo presión.
Proactividad.
Ética profesional.
Confidencialidad en el manejo de información.
Capacidad para coordinar con distintas áreas.
Disposición de apoyo y adaptación.
Orientación al cumplimiento de objetivos.
Criterio para escalar situaciones oportunamente.-Requerimientos- Educación mínima: Educación Técnico/Profesional
5 años de experiencia
Edad: entre 30 y 50 años
Conocimientos: Macros en excel, Microsoft excel, Microsoft word
Licencias de conducir: automóviles / carros
Disponibilidad de viajar: Si